Krisis bisa muncul secara mendadak dan mengganggu stabilitas institusi. Tanpa persiapan yang tepat, krisis dapat membahayakan reputasi, kinerja, serta kepercayaan masyarakat. Oleh karena itu, manajemen krisis menjadi aspek yang sangat penting bagi perusahaan/kantor/lembaga masa kini.
Saat krisis terjadi, bad news cenderung lebih cepat meluas daripada good news. Ini karena pada dasarnya hal-hal yang negatif atau sensasional memiliki nilai jual atau daya tarik tersendiri. Di sisi lain, media umumnya mengabarkan suatu krisis sesuai perspektif masing-masing, sehingga bad news pun tidak terelakkan lagi.
Sayangnya, ketika bad news mulai menyebar, banyak institusi yang cenderung memilih untuk diam. Karena menilai bahwa dengan berdiam diri, bad news dan krisis bisa hilang dengan sendirinya. Bisa saja seperti itu (namun tergantung eskalasi). Namun, dengan berdiam diri, institusi tidak memiliki keterbukaan informasi kepada publik. Jangan heran justru akhirnya publik jadi punya persepsi negatif tentang institusi Anda.
Dahulu ada istilah borong habis media cetak atau take down berita negatif, tapi cara seperti itu tidak etis dan sepertinya semakin susah untuk dilakukan karena media semakin massif dan juga banyak akun media sosial. Perlu langkah yang lebih elegan untuk mengelola krisis.
Praktisi humas perlu memiliki kemampuan dalam menangani krisis secara efektif untuk meminimalkan dampak yang mungkin terjadi, tanpa merusak image institusi di tengah masyarakat. Agar penanganan krisis bisa berjalan optimal, ada sejumlah poin penting yang perlu diperhatikan.
Jadi, apa yang harus Anda lakukan? Ada 9 strategi manajemen krisis dengan responsif dan transparan. Hal ini disampaikan oleh Mochammad Farisi, LL.M Kepala Humas Universitas Jambi saat ditemui diruang kerjanya di gedung Rektorat UNJA Mendalo pada 6 September 2024.
1. Rutin Rapat Evaluasi dan Memitigasi Potensi Krisis.
Humas harus secara rutin mengadakan rapat membahas berbagai strategi komunikasi, perkembangan isu, atau potensi masalah yang mungkin muncul. Selain itu, Humas perlu terus-menerus melakukan evaluasi terhadap kinerja dan situasi yang sedang berlangsung, sehingga dapat mengidentifikasi apa yang berjalan dengan baik dan hal-hal yang perlu diperbaiki.
Misalnya di perguruan tinggi, potensi yang bisa menjadi krisis adalah: penerimaan mahasiswa baru, penetapan UKT, PKK-MB, dll. Lebih lanjut, Humas harus proaktif dalam memitigasi setiap potensi yang bisa berkembang menjadi krisis, dengan cara berkoordinasi dengan pimpinan dan panitia kegiatan mengantisipasi risiko dan menyiapkan langkah-langkah penanganan yang tepat.
2. Pemetaan Dampak Krisis
Pemetaan krisis penting untuk melihat, tingkatan dampaknya apakah minor, medium, major atau fatal. serta memonitor eskalasi, dan respon yang diperlukan, apakah cukup direspon oleh level low manager atau harus top manager.
3. Membuat Tim Khusus Untuk Investigasi Krisis yang Sudah Terjadi
Bila krisis sudah terjadi, maka langkah responsif harus segera dilakukan, seperti (bila perlu) membentuk tim kusus yang bertugas untuk mengidentifikasi akar masalah, mengevaluasi dampak, dan mencari tahu faktor-faktor yang berkontribusi terhadap terjadinya krisis. Dengan melakukan investigasi mendalam, institusi dapat memahami penyebab krisis secara lebih jelas dan menyusun langkah-langkah strategis untuk mengatasi situasi tersebut serta mencegah terulangnya kejadian serupa di masa depan.
Tujuan utama dari pembentukan tim ini adalah untuk memastikan bahwa institusi mampu merespon krisis secara efektif dan menjaga stabilitas operasional serta reputasinya.
Contohnya: tim investigasi yang dibentuk untuk menceritakan seluruh kronologi yang utuh dan jujur dan harus terbuka tidak bisa menutup nutupi, agar informasi yang diterima masyarakat tidak hanya informasi potongan atau setengah
4. Menyiapkan Release Latar Belakang Krisis
Ini mencakup penjelasan mengenai kronologi apa yang terjadi, waktu terjadinya, dan cara krisis tersebut muncul atau teridentifikasi. Dengan memberikan informasi yang komprehensif tentang latar belakang krisis, Institusi dapat membantu pihak-pihak yang terlibat memahami situasi secara mendalam, sehingga memfasilitasi penyusunan strategi yang efektif untuk mengatasi dan memitigasi dampak krisis.
5. Menyiapkan Respon Terbaru
Bila krisis berlangsung lama, maka humas menyiapkan update penanganan kasus, dengan tujuan agar masyarakat mendapatkan informasi yang benar dan relevan serta menjaga komunikasi yang jelas dan terbuka. Proses ini meliputi memantau situasi terkini, menyusun pesan yang sesuai, dan memilih cara yang tepat untuk menyampaikan informasi terbaru kepada publik.
6. Memastikan Pemahaman Pimpinan
Proses ini penting untuk memastikan bahwa pimpinan unit tidak hanya menerima informasi tetapi juga memahami detail latar belakang dan implikasi dari krisis yang sedang terjadi. Dengan memiliki pemahaman yang tepat, pimpinan unit dapat menjelaskan kepada publik baik secara formal ataupun informal langkah-langkah yang sudah dan akan dilakukan oleh institusi.
Pimpinan Unit Kerja ini merujuk pada top manager, middle menager, sampai low manager, bila diperguruan tinggi mulai dari rektor sampai ke ketua prodi.
7. Memanfaatkan Semua Kanal Media yang Dimiliki Institusi
Menggunakan berbagai saluran komunikasi yang dimiliki oleh institusi untuk menyebarluaskan siaran pers. Seperti website, media sosial, dan media partner eksternal, serta memastikan bahwa press release dapat mencapai audiens yang luas dan memastikan bahwa informasi penting dapat diterima dan diperhatikan oleh publik dengan efektif.
8. Menyiapkan Klarifikasi
Jika ada kabar yang tidak benar, maka segera luruskan. Klarifikasi ini bertujuan untuk mengatasi kebingungan dengan memberikan detail tambahan yang diperlukan agar situasi menjadi lebih jelas. Dengan menyiapkan klarifikasi, institusi atau individu dapat mencegah potensi misinterpretasi dan memastikan bahwa semua pihak memiliki pemahaman yang akurat tentang isu yang dibahas. Proses ini penting untuk menjaga komunikasi yang efektif dan menghindari penyebaran informasi yang tidak tepat.
9. Memastikan Pemahaman Semua Pegawai & Berperan Sebagai Influence
Upaya ini bertujuan memastikan bahwa setiap bagian dari institusi (semua karyawan) memiliki pemahaman yang jelas dan sama mengenai situasi atau peristiwa yang sedang berlangsung, sehingga menjadi bagian yang menginfluence masyarakat.
ISTIMEWA